L’AMF dévoile un rapport détaillé sur ses contrôles SPOT concernant les enregistrements téléphoniques des sociétés de gestion

Les conversations téléphoniques passent souvent au second plan face aux plateformes électroniques de trading, aux algorithmes et aux portails en ligne. Pourtant, dans la gestion d’actifs, un simple appel peut déclencher un ordre de marché, une instruction sensible ou une décision de gestion. C’est précisément ce maillon que l’AMF vient de passer au crible à travers un rapport détaillé de contrôles SPOT menés auprès de cinq sociétés de gestion. L’objectif : vérifier comment sont gérés les enregistrements téléphoniques, leur conservation, leur accès et leur utilisation dans un cadre de réglementation financière de plus en plus exigeante.

Derrière ce sujet très technique se dessinent des enjeux concrets pour les investisseurs, particuliers comme professionnels. Un dispositif d’audit et de surveillance mal calibré augmente le risque de litiges, de mauvaise traçabilité des ordres, voire d’abus de marché. À l’inverse, une organisation robuste améliore la preuve des décisions et la protection des clients. Alors que le recours à la voix devient minoritaire (seules 19 % des sociétés interrogées l’utilisent encore pour passer des ordres), les risques liés au téléphone ne disparaissent pas, ils changent de nature. Comprendre ce que ces contrôles impliquent permet de mieux évaluer la qualité de la conformité d’un prestataire et, in fine, la fiabilité du cadre dans lequel vos investissements sont gérés.

En bref

• Un focus ciblé : l’AMF a conduit des contrôles SPOT sur les enregistrements des appels dans cinq sociétés de gestion, sur la période 2023-2025.
• Usage du téléphone en recul : seules 19 % des sociétés interrogées déclarent encore passer des ordres par téléphone, et de façon marginale.
• Des obligations inchangées : même marginal, le canal vocal reste soumis à des règles strictes de traçabilité, de conservation et de sécurité, y compris au regard du RGPD.
• Bonnes pratiques identifiées : politique claire, durée de conservation harmonisée, sensibilisation régulière des équipes, contrôles d’écoute trimestriels.
• Points de faiblesse récurrents : politiques éclatées, manque de contrôles dédiés, gestion technique trop opaque des accès aux enregistrements.
• Impact pour l’investisseur : la qualité de ces dispositifs est un marqueur du sérieux de la gouvernance et du contrôle des risques d’une société de gestion.

Enregistrements téléphoniques et gestion d’actifs : un enjeu de traçabilité

Au cœur de ce rapport, une idée simple : toute prestation de service d’investissement doit pouvoir être reconstituée de manière fiable. Le code monétaire et financier impose une obligation large d’enregistrement des services fournis et des transactions réalisées. Cela inclut les conversations téléphoniques « susceptibles » de conduire à une transaction ou à un service d’investissement, même si l’ordre final est ensuite validé par mail ou via une plateforme.

Pour les investisseurs, cette traçabilité joue un rôle crucial en cas de litige. Lorsqu’un client conteste un ordre ou une instruction, la possibilité de réécouter un appel devient un élément de preuve clé. C’est aussi un outil pour démontrer le respect des règles de bonne conduite, par exemple en matière d’information ou de gestion des conflits d’intérêts. Le téléphone n’est donc pas un simple canal parmi d’autres : c’est un support probatoire à part entière.

Pourquoi le téléphone reste un point sensible malgré la digitalisation

Les contrôles SPOT montrent que le téléphone n’est plus l’outil principal de transmission d’ordres. Les solutions électroniques, incluant horodatage, journalisation et archivage automatique, se sont imposées. Pourtant, lorsqu’un gérant ou un trader revient à la voix – pour un ordre urgent ou une situation de marché tendue – le risque opérationnel peut se concentrer sur quelques appels seulement.

C’est là que la complexité technique des systèmes d’enregistrement entre en jeu. Contrairement aux plateformes électroniques, les lignes fixes, mobiles professionnels et applications d’enregistrement doivent être paramétrées, surveillées, mises à jour. Le risque, pour un investisseur, est que l’appel clé au moment d’un mouvement de marché important ne soit pas enregistré, mal archivé, ou difficilement accessible en cas de contrôle ou de contestation.

Contrôles SPOT de l’AMF : ce que la supervision a réellement examiné

Les contrôles menés dans le cadre de la surveillance SPOT ont ciblé cinq sociétés de gestion de tailles et profils variés, sur la période du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2025. L’objectif n’était pas de dresser un palmarès, mais de radiographier les dispositifs existants et d’identifier convergences, bonnes pratiques et lacunes.

Cette démarche s’inscrit dans une dynamique plus large de supervision thématique, déjà observée sur d’autres sujets comme les contrôles SPOT en matière de conformité ou la gestion des risques opérationnels. Elle complète les campagnes antérieures menées auprès d’autres prestataires de services d’investissement, notamment sur les mêmes thématiques d’enregistrements vocaux.

Les axes d’audit examinés par l’AMF

La mission de surveillance s’est structurée autour de plusieurs volets, qui correspondent autant de points d’attention pour un investisseur attentif à la qualité du cadre de contrôle interne :

• La politique d’enregistrement et de conservation des conversations téléphoniques.
• Le champ d’application retenu (quels postes, quels services, quelles situations sont enregistrés).
• Les modalités d’accès aux enregistrements, ainsi que la confidentialité, l’intégrité et la durée de conservation des données.
• L’information des personnes enregistrées et la formation des collaborateurs concernés.
• Les contrôles permanents et périodiques portant spécifiquement sur ces dispositifs.

Pour un client final, ces axes traduisent, en pratique, la capacité d’une société à reconstituer l’historique des décisions et à démontrer qu’elles ont été prises dans un cadre conforme aux règles. Plus la politique est claire et appliquée, plus la traçabilité est robuste.

Téléphone en recul, risques persistants : ce que montrent les chiffres

Les données recueillies par l’AMF auprès des sociétés de gestion françaises à l’été 2025 confirment une tendance de fond : le recours à la passation d’ordres par téléphone recule nettement. Seules 19 % des entités répondantes déclarent encore utiliser ce canal pour transmettre des ordres, et généralement pour un volume marginal par rapport aux outils électroniques.

À première vue, cette évolution pourrait laisser penser que le risque diminue. Pourtant, la supervision insiste sur un point : un canal peu utilisé n’est pas un canal sans risque. Au contraire, la rareté de son usage peut entraîner une moindre maîtrise des réflexes de conformité et des procédures associées.

Exemple : le cas de “Novelia Gestion”

Imaginons “Novelia Gestion”, société fictive de taille moyenne spécialisée en gestion de fonds actions. Les gérants utilisent quasi exclusivement une plateforme électronique pour transmettre leurs ordres, sauf en cas de problème technique ou de marché très tendu. Dans ces moments exceptionnels, le recours au téléphone redevient central.

Si les lignes ne sont pas systématiquement enregistrées, si l’application d’enregistrement sur mobiles professionnels est mal configurée, ou si les accès aux fichiers audio sont complexes, Novelia Gestion peut se retrouver incapable de reconstituer un échange clé avec un broker. Pour un investisseur, cela signifie une zone d’ombre dans la chaîne de décision, à un moment précisément critique.

Cette illustration fictive reflète une réalité soulignée par la supervision : la baisse d’usage du téléphone peut masquer une forme de relâchement organisationnel, alors même que les appels restants concentrent parfois les situations les plus sensibles.

Bonnes pratiques relevées : ce que les investisseurs peuvent y lire

Les contrôles SPOT ne se limitent pas à recenser les manquements. Ils dégagent aussi des pistes d’amélioration très opérationnelles. Pour un investisseur, ces bonnes pratiques constituent une grille de lecture utile lorsqu’il analyse la solidité d’un prestataire, au même titre que d’autres travaux sur la conformité et l’investissement.

Dispositifs d’enregistrement considérés comme robustes

Parmi les pratiques jugées structurantes, plusieurs éléments se détachent. Ils permettent aux sociétés de mieux répondre aux exigences de la réglementation financière tout en sécurisant leur relation avec leurs clients :

• Durée de conservation harmonisée : fixer la conservation des enregistrements téléphoniques à cinq ans, avec la possibilité de l’étendre à sept ans en cas de demande d’une autorité compétente.
• Cartographie précise des postes enregistrés : détailler dans la politique interne quelles fonctions sont soumises à l’enregistrement (gérants, traders, commerciaux, équipes de vente) et pour quelles raisons.
• Formation et sensibilisation récurrentes : intégrer ce sujet dans le parcours d’accueil des nouveaux arrivants et organiser un rappel annuel pour l’ensemble des équipes.
• Contrôles d’écoute réguliers : procéder à l’écoute d’un échantillon d’ordres passés à la voix chaque trimestre, afin de vérifier la qualité des enregistrements et le respect des procédures.

Ces pratiques traduisent un usage actif de l’outil d’enregistrement : il ne s’agit pas seulement de stocker des fichiers, mais de les intégrer dans un dispositif d’audit, de contrôle interne et de gestion des risques.

Tableau de lecture des bonnes pratiques pour un investisseur

Pour transformer ces points techniques en repères concrets, le tableau ci-dessous met en relation bonnes pratiques et impact potentiel pour un investisseur.

Pour un investisseur averti, interroger une société de gestion sur ces aspects revient à tester, indirectement, la maturité de sa culture de contrôle et sa capacité à gérer les situations exceptionnelles.

Mauvaises pratiques : signaux d’alerte à surveiller

Les contrôles SPOT mettent également en évidence des points de fragilité récurrents dans certains dispositifs. Ces éléments ne signifient pas nécessairement un manquement systématique, mais constituent des signaux à considérer dans l’évaluation globale d’un prestataire.

Exemples de failles repérées dans les dispositifs téléphoniques

Plusieurs types de pratiques sont apparus comme problématiques au regard de la réglementation et des attentes en matière de conformité :

• Dispositions éclatées dans plusieurs documents, sans politique unique consacrée aux enregistrements téléphoniques.
• Absence de contrôle systématique sur l’installation et l’usage d’applications d’enregistrement sur les téléphones portables professionnels.
• Plans de conformité et de contrôle interne qui ne prévoient pas explicitement de contrôles dédiés aux enregistrements de conversations.
• Accès aux enregistrements nécessitant de passer par un service technique, compliquant les audits rapides et la réactivité en cas de demande du régulateur.

Pour un investisseur, ces lacunes peuvent avoir des conséquences concrètes : délais allongés pour obtenir des preuves, zones d’incertitude sur certains échanges, ou encore difficulté à vérifier, a posteriori, le respect des instructions données.

Point de vigilance : la frontière entre technique et gouvernance

Une particularité des enregistrements téléphoniques est qu’ils reposent souvent sur des infrastructures techniques (PABX, solutions cloud, applications mobiles) gérées par des équipes informatiques. Or, les contrôles SPOT rappellent que ce sujet ne peut pas être cantonné à l’IT.

Lorsque l’accès aux enregistrements dépend exclusivement d’un service technique, sans gouvernance claire côté conformité, le risque est double : perte d’autonomie des fonctions de contrôle, et difficulté à auditer rapidement un échange sensible. C’est un point que les investisseurs peuvent garder en tête lorsqu’ils évaluent la solidité globale d’une organisation.

Protection des données, RGPD et enregistrement vocal : un équilibre à trouver

Les enregistrements téléphoniques ne sont pas de simples fichiers audio : ils contiennent des données à caractère personnel, parfois sensibles. Les dispositifs étudiés sont donc à la croisée de deux exigences : la traçabilité imposée par la réglementation financière et la protection des données prévue par le RGPD.

Cela implique des règles claires d’information des personnes enregistrées (clients, prospects, contreparties, collaborateurs), de limitation d’accès aux enregistrements, de durée de conservation adaptée, ainsi que de sécurisation des systèmes. Les sociétés doivent pouvoir démontrer que ces exigences ont été prises en compte dès la conception du dispositif.

Comment cela se traduit pour un client ou un professionnel

Dans la pratique, un investisseur particulier qui appelle une société de gestion peut être informé que sa conversation est enregistrée et conservée pour des besoins de preuve et de contrôle. Un professionnel (par exemple un gérant de trésorerie d’entreprise) peut, lui aussi, être soumis à cet enregistrement lorsqu’il passe des ordres ou négocie des conditions.

L’objectif n’est pas de surveiller en continu les interlocuteurs, mais de disposer d’un historique fiable en cas de contestation. L’équilibre à trouver consiste à limiter le nombre de personnes pouvant accéder aux fichiers audio, tout en garantissant une capacité de réponse rapide en cas de demande d’une autorité, comme cela ressort d’autres travaux de supervision ou de contrôles de conformité.

Ce que les investisseurs peuvent concrètement faire de ces enseignements

Pour un investisseur, ces constats ne sont pas qu’un sujet réglementaire abstrait. Ils peuvent nourrir des questions et des critères d’analyse lors de la sélection ou du suivi d’une société de gestion, au même titre que la qualité de la gouvernance, des reportings ou des processus de gestion des risques.

Dans un environnement où la régulation s’intensifie, comme le montrent aussi les rapports conjoints des autorités sur la stabilité financière ou les campagnes de contrôle thématiques, disposer de repères concrets pour évaluer la maturité d’un acteur devient un avantage.

Checklist utile pour discuter avec une société de gestion

Sans se substituer à un avis professionnel personnalisé, la liste suivante peut servir de base de dialogue :

• Le prestataire dispose-t-il d’une politique unique, claire et actualisée sur les enregistrements téléphoniques ?
• La durée de conservation des enregistrements est-elle explicitement définie et alignée sur les standards habituels (autour de cinq ans) ?
• Les collaborateurs sont-ils régulièrement formés à ces procédures, y compris ceux qui utilisent rarement le téléphone ?
• Des contrôles périodiques (par exemple trimestriels) sont-ils réalisés sur un échantillon d’appels ?
• Qui peut accéder aux enregistrements, selon quelles règles, et dans quels délais en cas de besoin d’audit ou de litige ?

Ce type de questionnement n’a pas vocation à mettre les sociétés en difficulté, mais à comprendre comment elles transforment les obligations réglementaires en pratiques opérationnelles concrètes.

Source : AMF – Autorité des marchés financiers

FAQ – Questions fréquentes

Pourquoi l’AMF s’intéresse-t-elle aux enregistrements téléphoniques des sociétés de gestion ?

Les enregistrements téléphoniques sont un élément clé de la traçabilité des services d’investissement. Ils permettent de reconstituer les échanges à l’origine d’un ordre ou d’une transaction, de vérifier le respect des règles de bonne conduite et de disposer de preuves en cas de litige ou de contrôle. Les contrôles SPOT de l’AMF visent à s’assurer que les sociétés de gestion disposent de dispositifs conformes, efficaces et sécurisés pour gérer ces enregistrements.

Le recul de l’usage du téléphone réduit-il les risques pour les investisseurs ?

Le fait que moins de sociétés de gestion utilisent le téléphone pour passer des ordres et que ce canal représente une part marginale des opérations ne supprime pas les risques. Les appels restants concernent souvent des situations particulières, urgentes ou sensibles. Si les dispositifs d’enregistrement sont incomplets ou mal maîtrisés, le risque de non-traçabilité ou de contestation mal documentée demeure, voire se concentre sur ces épisodes.

Quelles sont les bonnes pratiques identifiées par l’AMF sur ce sujet ?

Les bonnes pratiques relevées incluent notamment : une politique unique et détaillée d’enregistrement des appels, une durée de conservation harmonisée autour de cinq ans (prolongeable à sept sur demande d’autorité), une cartographie claire des postes et fonctions enregistrés, des formations régulières des collaborateurs, et la réalisation de contrôles périodiques par écoute d’un échantillon d’appels. Ces éléments renforcent la traçabilité et la sécurité juridique pour les clients.

Quels signaux peuvent alerter un investisseur sur la faiblesse d’un dispositif téléphonique ?

Parmi les signaux possibles : l’absence de politique spécifique sur les enregistrements téléphoniques, des réponses floues sur la durée de conservation et les conditions d’accès aux enregistrements, des contrôles internes inexistants ou rarement réalisés sur ces sujets, ou encore une dépendance totale à un service technique pour accéder aux fichiers audio. Ces éléments peuvent indiquer une organisation encore immature sur ce volet de la conformité.

En quoi ces contrôles SPOT s’inscrivent-ils dans une tendance plus large de surveillance ?

Les contrôles SPOT sur les enregistrements téléphoniques s’ajoutent à d’autres campagnes de supervision thématique menées par l’AMF sur la conformité, la gestion des risques, la gouvernance ou la protection des investisseurs. Ils traduisent une approche de plus en plus ciblée, fondée sur l’analyse de pratiques concrètes au sein d’échantillons de sociétés. Pour les investisseurs, cela signifie un environnement de surveillance plus granulaire, où certains dispositifs techniques, longtemps considérés comme purement opérationnels, deviennent des enjeux centraux de sécurité et de confiance.

Claire D.

Après plus de 15 ans d’expérience en veille et gestion documentaire pour divers organismes européens de régulation financière et places de marché. Experte des bases de données professionnelles et des flux réglementaires, elle surveille chaque jour les dernières actualités économiques et financières afin de vous tenir informé(e) de tout ce qui compte pour vos décisions d’investissement.